Facing Coronavirus Emergency in the Department of Experimental Oncology (DEO)

Dear All, 

A few important communications regarding our activities. 

It is our priority to maintain the research activities in the department ongoing, but this requires everyone’s efforts and contribution.

1. Always keep your mask on
   If you turn out to be positive, everyone who came in contact with you without a mask will have to be quarantined and in fact it is likely that he/she will get COVID19.
   We know that many people remain positive to SARS-CoV2 after the standard quarantine period and these people cannot be readmitted to work. Therefore the risk of a long suspension of your activity exists.
2. In person meetings (even 2 people in an office) ARE NOT ALLOWED
   We had a significant number of cases due to in person meetings in offices. In these conditions, the close contact favors infections with high viral load.
3. Don’t overcrowd offices
   There is a large amount of extra office space at the 3rd floor that you can freely use.
4. Limit the use of bar and canteen
   In the bar and canteen you don't wear a mask and the risk of contagion is very high. Office space at the 3rd floor can also be used to have lunch.
   For coffee you can use the vendor machine at the 3rd floor.
5. Technicians and common services
   Given the current exceptional circumstances and because of the need to guarantee the execution of a high number of SARS-CoV2 molecular tests, most of the technical staff in the department has been recruited to the Corona lab. Therefore, staff technicians in groups and facilities will have to divide their time between their usual activity and working shifts dedicated to SARS-CoV2 testing. We thank all of them for their collaboration and spirit of service, which are really needed in these times.
   The possibility exists that some activities and services may be affected because of this extra activity: we ask all of you to understand this novel situation and to be fully collaborative, avoiding excessive requests and understanding the impact of this additional burden weighing on our technicians.

Thank you for your collaboration,

PG

October 25th

***READ CAREFULLY: YOU ARE ETHICALLY AND LEGALLY RESPONSIBLE FOR YOUR BEHAVIORS - INAPPROPRIATE REQUESTS WILL NOT BE ANSWERED***

Dear All,  

Because of the worsening of the SARS-CoV2 epidemics in Milan and the rise in the number of positive cases (or contacts with positive individuals) among the department personnel, we must adopt additional measures to safeguard the health of people in the department and guarantee the maintenance of the current activities.

1. In the next days some clearly marked meeting rooms at the 3rd floor will be converted into shared offices for wet-lab researchers. This measure is meant to avoid the over-crowding of the offices. 
No desk will be assigned to anyone. Please sanitize your hands and the desk at your arrival and stay at these desks only the time needed.
You can also use these spaces to have your food if you prefer not go to the canteen: in this case please stay only the shortest time needed.
In addition, we recommend all scientists equipped with a laptop to consider all available areas, including lab benches, for computer work in order to minimise crowding in the office areas.

2. All computational biologists, currently working in the common rooms at the 3rd floor MUST work from home: please contact the help desk regarding your needs in terms of computers, screens and VPN access.

3. PhD students and post-docs: please limit your stay in the Campus to time that is strictly necessary to perform your experiments. Data analysis, lab meetings and written assignments should be done at home.

4. Avoid all in-person meetings. You can take advantage of the institutional Microsoft Teams accounts.

5. The area break can be used only for purchases from vendor machines; permanence in this area is not allowed.

6. Keep in mind that if you come in contact with a positive person without wearing a mask you must immediately be quarantined.
Contacts of this kind typically happen during lunch and at the bar: try and avoid these interactions as much as possible. 
Everyone who has a single or double office is strongly encouraged to use it to for the lunch also to limit occupancy of the canteen and the bar.

We also remind you that in case of close contact* with a positive or likely positive** individual or if you have symptoms compatible with COVID19 you must: 

a) immediately undergo quarantine (this is a regional regulation, as indicated in this flier). 
After the quarantine (at least 10 days, 3 of them without any symptom) you will have to undergo a nasopharingeal swab to be readmittted.

b) send an email to the physician in charge ([email protected]) and, in cc, to human resources ([email protected]), your supervisor, and the dpt executive director ([email protected]) to inform them. Please help us trace your contact on the workplace by indicating them in the mail and explaining the type of contact (with or w/out mask, duration etc)
This action is important to activate the appropriate course of action towards those people you were in contact with while at work.

c) contact your physician only if you develop symptoms (In case of severe symptoms you should call the emergency service 112). In each case you will receive indications regarding the swab test for the detection of SARS-CoV2. 

We thank you in advance for your collaboration. Useless to say, maintaining a proper behavior inside and outside the workplace is the only way to prevent the reintroduction of the working shifts or even more drastic measures.

Thank you again,
PG

----

*Close contact: formally, you are a close contact of a positive individual if:

• you stayed more than 15 min at less than 2 m distance from a positive individual 
• you stayed in the same room (irrespective of distances) without mask
• you had physical contacts.

Aside from formality please follow your good sense (10 minutes face to face is still a close contact!)

**Likely positive: there is an unavoidable time lag (even several days) between development of symptoms and the results of a molecular test for SARS-CoV2. Therefore, we must consider any person with flu-like symptoms or other symptoms compatible with COVID19 (e.g. loss of sense of smell and taste) as a likely positive and his/her close contacts must behave accordingly.

October 12nd

Dear All, 
 
You are all aware of the worsening of the diffusion of the SARS-CoV2 epidemics in Lombardy and it is time we start increasing again our level of attention to avoid more drastic measures such as the working shift system we implemented last spring. 
 
Briefly, 
 
1) Maximum occupancy of the office space, as indicated on the door of each room MUST be respected.  
This rule has not been aggressively enforced over summer because of the favourable conditions but now it is again mandatory and will be enforced. We understand it may generate some problems but you are very welcome to stay at home when writing papers or thesis, reading etc 
 
2) Masks must be worn at all time and cover both mouth and nose. 
Reusable tissue masks are NOT sufficiently safe, you should wear either a surgical mask or an FFP2, covering both mouth and nose. We have noticed that while everyone respects this rule in labs, many people tend to remove the mask in offices: this can’t be done anymore. 
 
3) Permanence of people in the break area at the 3rd floor is NOT allowed anymore.
 
4) Anyone who can work from home is STRONGLY encouraged to discuss this possibility with his/her supervisor. 
For STAFF PERSONNEL, a plan in this regard will be discussed with the IEO HR office and communicated in the coming days. 
Computational scientists should work from home except if unable to do so for motivated reasons.
 
We also remind you that in case of contact with a positive individual or if you have symptoms compatible with COVID19 you must: 

• undergo quarantine;
• send immediately an email to the physician in charge ([email protected]) and, in cc, to human resources ([email protected]), your supervisor, and the dpt executive director ([email protected]) to inform them. Please help us trace your contact on the workplace by indicating them in the mail and explaining the type of contact (with or w/out mask, duration etc);
• contact your physician only if you develop symptoms (In case of severe symptoms you should call the emergency service 112). In each case you will receive indications regarding the swab test for the detection of SARS-CoV2.
   
  All the best
   
  Pier Giuseppe 

July 17th

Dear All,

The stable trend in the evolution of the epidemics in Lombardy at this stage allows reopening the department for full access of personnel, starting on Monday the 20th and until the end of August.

Reopening of all research activities implies an obvious increase in density of people. Because of that, strict adherence to a few essential rules is critical: 

1) YOU MUST ALWAYS WEAR A SURGICAL MASK (or your own FFP2 mask) COVERING BOTH MOUTH AND NOSE; other types of masks are not as effective and are not allowed.

2) Crowding in any space inside department buildings IS NOT ALLOWED AT ANY TIME. In particular, it is very important to obey to this rule in areas in which social distancing might be compromised due to overlapping researchers working at the same time, such as TC or imaging facilities. We expect your collaboration to achieve this goal and your willingness to properly coordinate with your colleagues to maintain a safe working environment.

3) Keep your hands clean.

4) In case you experience any symptoms that may relate to COVID-19, please refrain from coming to work and immediately alert your doctor, our HR ([email protected]), the occupational physician ([email protected]) and your PI or your supervisor/head. 

Campus access to bioinformaticians as well as guidelines for processing clinical samples are unchanged. Moreover we kindly ask you to strictly respect rooms max occupancy.

The situation will be reevaluated before the end of August taking into account not only the evolution of the epidemics but also the respect of the rules and therefore the overall safety of people working in the department. Therefore, improper behaviors, in addition to jeopardize your colleagues health, may result in the immediate implementation of novel restrictive measures.

Best

PG

July 03rd

Dear All,

Based on the positive evolution of the SARS-CoV-2 infection, and considering the sense of responsibility you showed during these months, we decided to temporarily suspend the do you feel well email during July and August.

The current situation still requires caution, so we ask to keep a responsible behavior. In case you experience SARS-CoV-2 symptoms, the procedure to be followed is:

Stay at home, contact your doctor and contact immediately:

• Your group leader or Myriam Alcalay ([email protected]) in case of TU staff.
• Our HR office – Annalisa Ariesi ([email protected]).
• Our Executive Director – Roberta Carbone ([email protected]).
• Our Direzione Sanitaria ([email protected],
  [email protected]). 

Of course the access to the Campus and IEO department remains forbidden to anyone who:

• Is positive to the SARS-CoV2 pharyngeal swab test.
• Has fever >=37.5 C and/or respiratory symptoms, albeit mild.
• Has been in contact with a positive individual.
• Is not included in the access list. In case of necessity, please contact Roberta Carbone, Annalisa Ariesi and Cristina Bonvicini ([email protected]) to be authorized.

We also take this occasion to thank you again for the responsible behavior and collaboration in these difficult months.

We are very proud of you!

Best,

PG

Dear All,

Starting from tomorrow June 19, we will introduce new rules for access to the Campus and Department buildings.

On the basis of the current evolution of the SARS-CoV-2 infection in Lombardy, we have decided to increase the working capacity of our department, dismissing the weekly rotations but maintaining the current morning and afternoon shifts. In other words, the morning and afternoon shifts from the two alternate weeks will merge starting from tomorrow (Friday, June 19). Access to the department for a limited number of bioinformaticians and the re-start of the thesis work for the undergraduate students are also planned.

All previous rules related to SARS-CoV-2 positivity (see below), appearance of symptoms as well as social distancing measures and disinfection procedures remain in place and are mandatory.

*** NEW RULES ***

• Weekly turns are dismissed and access to the DPT in two daily shifts will be allowed starting from June 19.
• Scientists must respect the morning (2:30-13:30) and afternoon (14:00-2:00) shifts to which they are already assigned. A list of the personnel allocated to each of the two shifts isattached to this mail.

*** LABS ***

Each 5 benches island will be now occupied by two scientists in each shift. You must always keep a minimum distance of 1mt between occupied benches. You are asked to organize this with the colleagues working in the same island. A map with the current bench assignments divided for each shift isattached to this mail.

Undergraduate students will also be allowed to restart their thesis work upon previous request of the PI to Annalisa Ariesi <[email protected]> and authorization of their reference university. This will imply that some islands will be occupied by 3 persons per shift. The work space in these areas must be organized with further attention in order to respect distancing restrictions.

*** BIOINFORMATICIANS ***

Computer Rooms that respect distancing restrictions have been organized at the 3^rdfloor of building 13 to accommodate the work of bioinformaticians that have requested access to the department. Please contact Samantha for details on how to access this space.

*** STUDY AREAS ***

It is mandatory to respect the maximum occupancy indicated for each room.You are also asked to respect distancing regardless of the number of people that are present. This implies that two adjacent desks cannot be occupied by two scientists at the same time. Please feel free to organize the desks spaces with your colleagues in accordance with these directives.

We encourage all of you to perform from remote any type of non-experimental work that does not require your presence in the labs (i.e data analysis, writing, reading…).

***TECH UNITS***

Each unit is working to elaborate new solutions that guarantee the best access to the services and you will soon receive an e-mail with all these details. Since all this will still involve precise reservation systems, please organize your work to respect the booking schedules to avoid compromising the work of your colleagues.

You are requested to adhere to these rules strictly and unconditionally. Any suggestion to improve them is welcome.

*** OLD RULES, WITH MINIMAL CHANGES***

• The access to the Campus and IEO department remains forbidden to anyone who:

1) is positive to the SARS-CoV2 pharyngeal swab test

2) was positive to SARS-CoV2 pharyngeal test and did not result negative in two consecutive tests

3) has been in contact with a patient or a positive individual. In this case he/she will have to immediately inform Annalisa Ariesi and wait for instructions.

4) has fever >=37.5 C and/or respiratory symptoms, albeit mild. In this case, you must stay at home and contact your practitioner for instructions.

• You will still be asked to reply to the ** Do you feel well ** daily email–All people will receive the email at 9.30 am. Replies are due by 4 pm.
• Scanning of body temperature and surgical masks distribution will still occur at the Campus reception.
• Badging at both entrance and exit from the department remains mandatory to keep immediate track of departmental occupancy in case of emergency.
• The use of surgical masks is mandatory at any time throughout the entire department and campus areas.
• The distancing of at least 1 mt must be adopted whenever is possible.
• You must respect the maximum capacity that is indicated at the entrance of each room.
• No meetings are allowed.
• Crowding in any area of the department must be avoided.
• Wash your hands with soap and hot water frequently and routinely clean with disinfectants the areas where you have worked.

People who do not respect such rules and whose behavior will be considered a possible danger for department members will be immediately denied further access to the department.

Similarly, we also ask you again to keep maintain inside and outside of the department, a very responsible behavior.

Thank you,

Pier Giuseppe

May 8th

Dear All,

Considering the new shifts, starting from Sunday May 11 the daily emails **do you feel well** will follow a new timing:

• At 10:00 am to all the people assigned to the afternoon shifts (W1S2/W2S2).
• At 02:00 pm to all the people assigned to the morning/all day shifts (W1S1/W2S1/all_day).

It is important to stress that the self-reporting of the health status is unanimously considered a most effective approach to the rapid containment of SARS-CoV2 diffusion in small communities. Therefore, your prompt reply to the **do you feel well e-mail** is mandatory.

Because of its relevance to the maintenance of our department COVID-free, missing/delayed replies are registered and those who repeatedly (>3 times) fail to reply in due time (within 2 hours) will be denied access to the Campus, until further notice.

We also take this occasion to remind you that, in compliance to the regulations imposed by local authorities, immediately after entering the dpt buildings you should go to the 3rd floor for the temperature screening, at the two available check points. 

Finally, it is essential to respect social distancing, and therefore also the current indications on the usage of lab and office spaces. Keep in mind that two of the meeting rooms have been repurposed into offices to contribute to reduce occupancy of office spaces.

We are sure you understand the importance of the implemented measures in our dpt and we thank you again for your collaboration.

PG

May 3rd

Dear All,

Starting from May 4th, we will implement new rules of access to the Campus and Department buildings.

Like the previous ones, these new rules are also very restrictive and impose serious limitations aimed at safeguarding your safety and that of people that come in contact with you. This is necessary because, in spite of the currently positive evolution of the epidemics in Lombardy and the significant reduction in the number of new and active cases of infection, SARS-CoV2 is still circulating among us. The medical literature agrees on the existence of long-lasting infections that persist after symptoms have completely disappeared. The risk of SARS-CoV2 healthy carriers imposes the maintenance of essential measures including social distancing and the use of masks and gloves.

While we welcome suggestions to improve the safeguard of your health, you are requested to adhere to these rules strictly and unconditionally.

People who do not respect such rules and whose behavior will be considered a possible danger for department members will be immediately denied further access to the department.

We ask you to maintain at all times, inside and outside of the department, a very responsible behavior.

Access to the Campus and IEO department is forbidden to anyone who:

1. Is positive to the SARS-CoV2 pharyngeal swab test.
2. Was positive to SARS-CoV2 pharyngeal test and did not result negative in two consecutive tests.
3. Has been in contact with a patient or a positive individual. In this case he/she will be authorized to return to the department after 3 weeks from the contact in the absence of any symptom.
4. Has fever >37ºC and/or respiratory symptoms, albeit mild. In this case, you must stay at home and contact your practitioner for instructions.

In case you have regular contacts with patients or with highly exposed individuals (such as doctors and personnel working in residences for the elderly), please contact our HR to provide additional information. 

**New rules**

1. For most Department members, access to the Department and work will be granted at alternate weeks, from Monday to Sunday (included). So: you will have one week to generate data and one week to analyze them at home.

2. Each week, access will be divided in two shifts:

• From 2:30 am to 1:30 pm (1^st shift).
• From 2:00 pm to 2:00 am (2^nd shift).

No overlap whatsoever among people in the two shifts is allowed.           

Based on this scheme, a maximum of 50 researchers will be present in the department laboratories at any one time and divided in the five clusters.

We are organizing the shifts so that people are appropriately distributed in lab spaces. Tomorrow you will receive the final list.

In any case, you MUST:

• Respect social distancing.
• Always wear a mask (masks will be distributed, but you are welcome and encouraged to use your own masks). Please, remember that most mask types are meant to prevent spreading of the virus from infected people (including asymptomatic individuals). Therefore, when wearing them you should still adhere to the critical hygienic rules.
• Frequently wash your hands.
• Contribute to sanitize surfaces, including desks and door handles using 70% ethanol (Farmecol).

3. Office space must be used respecting indications on maximum crowding posted on the door of each office. Please be aware that some of the meeting rooms at the 3^rd floor have been transformed into offices to further spread out researchers who need a desk.

4. Coordinators of Technological Units will send you detailed information of the rules of access to each service/activity.

5. You must clock-in and check-out using your badge and the machines located at the reception of the Campus. This is because we may be requested by the local authorities to testify that you are entitled to move from home to come to work.

6. Those of you (e.g. administrative personnel, bioinformaticians) who can work from home are encouraged to stay home and take advantage of the smart working procedure already implemented in the previous weeks.

You can contact the IEO HR office for clarifications, if needed.

7. Although the canteen will remain open, we strongly recommend that you have meals at your home, prior or after your daily shift, or bring your own food and eat in one of the offices or meeting rooms at the 3^rd floor, always respecting max crowding indications.

For those of you who need to use the canteen, access to IEO personnel is allowed from 1.30 pm to 2.30 pm.

You are NOT allowed to use any break area (including vending machines) and the dark room in IFOM buildings.

8. Max crowding indications have been posted to determine access to the break area at the 3^rd floor. This area is meant exclusively for access to the vending machines. No permanence is allowed except for the minimum time needed.

9. No lab meetings are allowed. Please, use online platforms. 

10. Please, note that while there are no formal restrictions related to the use of public transportation, general responsibility principles apply:

• Please avoid them whenever possible.
• Use gloves as indicated by the public transportation authorities and dispose of them when you get off.
• Wash your hands as soon as you arrive at the department, before starting any activity.

Finally, in the last weeks we implemented various activities for the monitoring and control of SARS-CoV2 and we believe you should be aware of them.

1. Swab tests. First, in building 1 (first floor) previous offices were repurposed to create a lab for the analysis of viral swabs of IEO patients (in order to allow them to be admitted to the hospital and undergo therapy or follow up), IEO personnel and, starting from Monday the 4th of May, also external people. This has been a considerable effort done in an incredibly short time thanks to the hard work of Samantha, Fabio and Andrea (who managed to set up a high safety molecular virology lab literally from nothing), as well as your colleagues who volunteered to set up and run the assays: Barbara Gallo, Errico d’Elia, Claudia Miccolo, Elena Prosperini, Chiara Ronchini, Massimo Stendardo, Erika Tenderini and Alessandro Verrecchia. If anyone of you is willing to help, you are welcome: the amount of work will increase in the next weeks and months and the contribution of each one of you will be important to run things smoothly.

Let us underline that all your colleagues in the “Corona lab” (as well as those of you who will decide to help) work in conditions of extreme safety using personal protection equipment that exceed the requirements suggested by CDC, WHO and ISS, as well as shoes and clothes that are never taken out of that area. This is why they are granted access to the department. On top of that they can self-test at any time, which in fact already happened.

The possibility to perform diagnostic swab tests autonomously and to include people who are not tested due to the current standard indications (namely, test also individuals without symptoms) will allow the hospital to test patients before admission systematically and the personnel in a serial manner, and eventually to increase the clinical workload almost to a pre-COVID-19 levels. This was first of all an ethical duty towards our patients as well as towards our institution. 

2. Serological tests. Marina Mapelli and Sebastiano Pasqualato, together with Federico Forneris in Pavia, produced material for >150.000 serological tests that Federica Facciotti and Erika Mileti exploited beautifully in an ELISA that greatly exceeds the performance of commercial tests at the cost of less than 1 euro per 96 samples. This test is based on the RBD of the Spike protein expressed in eukaryotic cells and thus properly glycosylated. Currently, we have the ability to process ca. 1.000 tests a day (with only 2 people) but if some of you volunteers to help we can scale-up the throughput enormously. This will allow us to complete essential clinical studies not only of seroprevalence, but also on the correlation between antibodies and immunity to reinfection (which is THE crucial question to address).

We are writing a first clinical study that includes serial molecular and serological tests for IEO personnel and patients. The studies, designed by Sara Gandini in collaboration with Paolo Vineis in Turin, are just about to start, pending the approval of our ethical committee. Communications will follow on how to enter these programs.

Thank you again for your collaboration.

PG

March 30th

Dears,
we ask all those who access and leave the department before 7:30 am, or access the department after 5 pm, or during the week-end, to auto-certify their temperature sending an e-mail to lar-labman.
This is the text of the email:

“I declare that I've measured my body temperature, before having access to my work station, and that it is below 37.5°C”.

Please, remember to do that. We will check all the email received and the name of people accessing the department.

Thanks for your collaboration.

Samantha Seresini

March 28th

Dear All,

I hope you and your loved ones are all fine.

As you have read and seen, we are still far away from the end of the emergency and we have to persist in implementing preventive measures to gain concrete results from the efforts done so far.

Therefore we think that further actions need to be introduced to achieve this goal.

First of all, as anticipated, there should be a further reduction of people accessing the department: we are not taking specific measures but please be responsible and close all activities that can be postponed. If you can work from home, please do it.

Temperature screening will be implemented: every day from 7:30 am to 5 pm all those accessing the department should, immediately after entering, go to Samantha and Fabio's office (building 13, 3rd floor) and follow the procedure they will indicate.
All those accessing the department before 7:30 am and still present on site at 7:30 am, have to go to Samantha and Fabio's office at 7:30 am for temperature screening.
If you access and leave before 7:30 am or if you are access the department after 5 pm or during the week-end, you will be asked to auto-certify your temperature (for auto-certification instructions will follow).

Moreover, the quarantine for ascertained and suspected cases will be of 21 days, instead of 14. All those who have been asked to suspend their access to the department should prolong their suspension to meet these new criteria. As mentioned, the formal authorization to be able to access to the dept after the suspension can be requested to: Pier Giuseppe Pelicci ([email protected]) with Annalisa Ariesi ([email protected]) and Roberta Carbone ([email protected]) in cc.

Thank you again for you collaboration.
PG

March 21st

Dear All,

In order to protect the health of our community, we would like to remind to our colleagues that are in quarantine or in smart working that:

Though you are not receiving the email **do you feel well?**, you are kindly invited to inform us about any modification of your health status (fever and/or symptoms; see below). This is critical to eventually plan your access to the department.
You need to ask and obtain a formal authorization from us to access the department again at the end of your quarantine or of the smart working.

Thank you again for your comprehension and collaboration.

Keep Up Your Spirit!
PG

March 20th

Dear all,

it is crucial you inform us immediately about fever (even below 37.5ºC) and/or any of the symptoms linked to Coronavirus infection (fatigue, cough, dyspnea, altered sense of smell, diarrhea etc). Only this way we can promptly map your contacts in the dept and adopt adequate measures to protect the health of our community.

We are sure you understand the importance of this behavior.

Best
PG

March 19th

Dear All,

In line with the indications received from the Chairman of the Department, we remind you that you must observe 14 days of suspension if you:

• Have been in contact with a patient or a positive individual.
• Have fever >37.5ºC and/or respiratory symptoms, albeit mild. In this case, you must remain in quarantine for 14 days starting from the disappearance of any symptoms.
• Have been specifically requested by the Chairman or by the Executive Director to observe 14 days of suspension.

Moreover, your access to the campus and Dpt is not allowed if you:

• Live in close contact with hospital personnel (doctors, nurses, volunteers) or more in general health workers involved in management of the Coronavirus emergency.
• Reside in an area with a significantly high density of cases.

For all the above mentioned cases, you must request and obtain formal authorization from the Chairman to be able to access the department again.

Thank you again for your cooperation.
PG

March 16th

Dear All,

In order to maximize the safeguard of your health, we have decided to implement an active system to track the health status of each one of you and take cautionary containment measures immediately, if needed.

To this aim, people of each shift will receive every day a mail with a subject line:

***DO YOU FEEL WELL?***

All you HAVE TO DO is to send a reply writing YES or NO within two hours.

IF YOU RECEIVED THE EMAIL, YOU MUST REPLY (please don’t ask question related to your specific situation, just reply).

In case you reply NO: We will contact you and the opportune authorities and help you follow the correct procedures.

In case we do not hear from you: We assume that PEOPLE WHO DO NOT reply may not be feeling well: in this case we will contact them immediately for further actions and if necessary alert the other colleagues in the same shift and temporarily stop their access to the department until we obtain more information.

Therefore your collaboration is essential: DO NOT FORGET TO REPLY – SmartWorkers as well

Set an alarm on your smartphone NOW in order to make sure you reply as indicated below.

• People of the 1st shift (5am-noon): you will receive an email at 8pm of the day before your shift and you are requested to reply by 10 pm.
• People of the 2nd shift (12.30 pm- 5pm): you will receive an email at 9 am of the same day of your shift and you are requested to reply by 11am.
• People of the 3rd shift (5.30 pm- 4am): you will receive an email at 1pm of the same day of your shift and you are requested to reply by 3pm.
• Members of the department who are granted access for the whole day: you will receive an email at 8pm and you are requested to reply by 10 pm of the day before your next access to the Dpt.

Thank you for your collaboration.
PG

Additional privacy information (COVID-19 emergency)
The requested information is acquired to prevent the COVID-19 infection, on the basis of the implementation of anti-infection safety protocols, pursuant to art. 1, no. 7, lett. d) of the Prime Ministerial Decree of 11 March 2020, and may be kept until the end of the state of emergency.
The processing of personal data is designed to meet the specific needs of our department, while ensuring compliance with the principle of proportionality, balancing the needs of public health with those of privacy protection.
The information will not be communicated or spread to third parties other than those included in specific regulatory provisions (e.g. in case of any request by the Health Authority to retrace the series of potential "close contacts of a COVID-19 positive worker”).

March 12th

Dear All,

In line with the new decree of the Prime Minister regarding the Coronavirus outbreak and coherently with all we have done so far to handle the emergency, we are immediately implementing new work modalities that aim at:

• maximally safeguarding your health;
• controlling and limiting damage to the ongoing research activities (this is not our main priority but it will be critical to maintain the viability of the groups and the whole department after the end of the emergency).

Each group leader has mapped those research activities whose abrupt interruption would cause severe damage and those others whose interruption will only cause delays in project completion. 

Until further notice, only the activities of the first group will be maintained and therefore only the personnel responsible for these activities will be granted access to the Department.

To avoid crowding and decrease personal contacts, we have decided to implement 3 shifts : 

• 1st shift: from 5 am (not before) to noon (MAX) 
• 2nd shift: from 12.30 pm (not before) to 5 pm (MAX) 
• 3rd shift: from 5.30 pm (not before) to 4 am (MAX)

In each shift, no more than 30 scientists will be simultaneously present in the Department, resulting in an extremely low occupancy. It is obvious that all essential safety measures (maximum distance, hand washing and disinfection) must be rigorously observed, as by previous communication. 

A list with people granted access in one of the three shifts will be circulated shortly. 

Anyone who feels uncomfortable coming to work or has any practical issues (e.g. with the use of public transportation) should simply send a communication to his/her PI  to inform him/her that he/she will work from home. 

We would like to conclude by saying that the maturity, sense of responsibility and commitment of our community in this emergency have been truly impressive: we are proud of what you are all doing.

Take good care of yourself: andrà tutto bene.

PG

**************

Dear All,

Please note that work shifts as defined by your PI are PERMANENT and NON CHANGEABLE FOR ANY REASON. No exception whatsoever is allowed.

This is for the safeguard of your health and to PREVENT THE SHUT DOWN of the entire department in case one of us becomes infected with COVID-19.

The door handles for access to the department buildings and inside the buildings will be sprayed with 70% Ethanol solution at least two times a day by the cleaning staff (you may find them wet).

As concerns clusters and facilities, we ask for your support (on a voluntary basis) to contribute to the disinfection of the handles of the doors that remain closed during the day (including the doors for the access to and from the stairs).

As an additional cautionary measure, we ask all of you to clean the surfaces of the work areas you use (benches, hoods and desks) with 70% Ethanol (Farmecol) at the end of your shift.

Finally, keep in mind that smartphones are potentially contaminated surfaces. Clean them appropriately.

All the best,

PG

March 9th

Dear All,

In addition to formal notifications regarding our new rules, we think it is time to do something more to raise the awareness of the current situation, improve our behavior inside and outside our work place, and also help our friends and relatives improve theirs.

 The level of emergency in the Hospitals in our regions is unprecedented. The particularly high mortality of people in the elderly is due not only to the intrinsic lethality of this infection for people at an advanced age, but also to the fact that in some critical situations intensive care to old patients must be discontinued to free mechanical ventilators for younger patients with higher chances to survive. Young patients under mechanical ventilation are a significant fraction of the hospitalized patients and it is unclear in most cases how long it will take for recovery and what the long term consequences of viral pneumonia will be on pulmonary function.

 So each one of us has an enormous responsibility.

 We should all realize that complying to strict safety rules while at work is NOT enough. A very critical issue we should all become aware of, is the fact that these days social activities of any kind may be very dangerous. An old friend and a perfect stranger have the same chance to be infected and spread the virus to people around them.

In turn, you may be an asymptomatic or partially symptomatic infected person: you may unwillingly put at risk your parents, relatives and friends if you do not respect apparently crazy and excessive guidelines such as those related to maintenance of a social distance.

Therefore, in addition to avoiding such social activities you may want to encourage people who are dear to you to do the same.

A hashtag has become viral today: #iostoacasa (#Istayhome). We think that having the chance to continue working is an enormous opportunity and we have carefully worked to make it possible while keeping you safe.

But for the remaining part of your time please stay home and keep your dears safe.

Warm regards

PG

on the behalf of the Scientific Council

**************

Dear all,

today has been a particularly intense day, during which we all contributed, each of us in his/her role, for the implementation of guidelines aimed at our own safeguard and our families’, and for the reorganization of the department to guarantee its functioning.

I would like to thank you all for your great effort.

I am proud of compactness shown by the department and satisfied with what we have done. Hopefully you all are too. I am convinced the department is now a safer place, at least as much as it can be in this emergency.

Thank you all,

PG

on behalf of all of us

March 8th

Dear All,

Because of the recent evolution of the Coronavirus epidemics in our region, on the basis of the restrictions, rules and guidelines implemented by the recent decree of the Italian government (see attachment), we have decided to implement new rules regarding the access to the Campus and the Department buildings.

The new rules are very restrictive and impose serious limitations on our daily activities. While we welcome suggestions to improve the safeguard of your health, we ask you to adhere to them strictly and unconditionally. 

Although the disease can be lethal mainly for people more than 65 years old, we remind you that a significant number of seriously ill patients are young and many of the patients in intensive care and needing mechanical ventilation are less than 40 years old. Therefore, a responsible behavior is really critical for you and the people around you.

Access to the Campus and IEO department is forbidden to anyone who:

1. is positive to the Coronavirus test
2. has been in contact with a patient or a positive individual
3. resides in an area with significantly high density of cases (including but not only previous red zones, e.g. Codogno, Castiglione d’Adda, Casalpusterlengo, Fombio, Maleo, Somaglia, Bertonico, Terranova dei Passerini, Castelgerundo e San Fiorano)
4. has fever >37.5C and / or respiratory symptoms, albeit mild. In this case, you must stay at home and contact your practitioner for instructions.

**New rules**

1. Access to the Department and work will be organized in two daily shifts:

• from any time in the morning to 1.30pm
• from 2pm to any time in the night

No overlap whatsoever between people in the two shifts is allowed.

2. Accordingly, people of each research group or Technology Unit will be divided in two groupsby the PI or the Coordinator of the TU starting from today. Based on motivated personal needs, with a priority being given to people with children, you can ask your PI or the Coordinator of your Technological Unit for a change in your shift by tomorrow (Monday 9th).

In principle, maintenance of separated shifts, in addition to reducing crowding, also reduces the risk of extensive quarantines of the Department personnel should a case of Coronavirus infection be reported.

3. All of you, including permanent staff, are allowed from now on to flexibly work from the Department or from home (“smart working”) without any additional requests to the Human Resources. 

In fact, we strongly encourage remote work for all activities that do not require your presence on site.

Detailed instructions from the IEO HR office will follow in the next days.

4. To enable work from home, the number of available VPNs has been increased to 120 simultaneous connections.
5. Although bar and canteen will remain open (with a significant change of rules for the access, which will be circulated shortly), we strongly recommend that you have meals at your place, prior or after your daily shift. 
6. Access to the break area will be limited to 3 peopleand is meant exclusively to get access to vendor machines. No permanence is allowed except for the minimum time needed.
7. No lab meetingsare allowed anymore.
8. Only meetings of two people max.are allowed (either in individual offices or in meeting rooms).
9. No new membersare allowed to join the research groups until further notice.

Please note that while there are no formal restrictions related to the use of public transportation, general responsibility principles apply: 

• please avoid public transportation whenever possible and in particular in case of crowding
• sanitize your hands when you get off (you are free to take home some of the disinfectant we prepared in the kitchen)
• wash your hands as soon as you arrive at the department, before starting any activity.

Finally, please note that because of the current shortage of protective masks, we cannot distribute them to the people in the department. However, you are free (and in fact encouraged to) use them. Please remember that they are mainly meant to prevent spreading of the virus from infected people (including asymptomatic individuals). Therefore, when wearing them you should still adhere to the critical hygienic rules (washing and disinfecting hands). Masks must be replaced every max 3hr.

All the best

Pier Giuseppe

Dear All,

please find below some information concerning the measures adopted by national and local civil and sanitary authorities, in order to safeguard public health and support a serene prosecution of our activities:

1. Starting form Monday February 24^th until March 1^st, in all headquarters of the University of Milan (including IEO), as a preventive measure, all teaching activities are suspended (such as courses and seminars), exams, conferences (internal or open to external audience), and examinations (both oral and written). This decision has been taken by the Directors of Lombard Universities (Conferenza dei Rettori delle Università Lombarde) and communicated by the Rector of the University of Milan. As for us, this implies the suspension of all seminars, conferences or meetings open to external people planned for next week. In absence of other communication from the authorities, these activities will start again on Monday march 2^nd.
2. The Direzione Sanitaria of our institute, according to the guidelines of the general welfare direction of Regione Lombardia, rescheduled all the appointments of patients coming from the local area of epidemic outbreak and adopted proper measures for IEO personnel living there. As for us, none of our colleagues at the department comes from the area of the outbreak.
3. If a collaborator of our department should display symptoms of infection (typical symptoms of the common flu) during working hours or if there was a risk of contagion (namely contacts with people from geographic areas considered at risk), please contact the Direzione Sanitaria IEO as previously communicated. Likewise, if symptoms arise at home or anywhere outside our department, you are invited to follow the recommendations of local Sanitary Authority, e.g. contact immediately the Emergency Number of Lombardy  (800894545) or the green numbers for health assistance 1500 o 112, to get an evaluation of your health status and your fit for work. 
4. Concerning the safety measures to adopt, the main one is and remains the universal precaution to prevent infections: “proper hand washing”. You can find attached also the brochure of the Ministry of Health, already circulated by the Direzione Sanitaria of our institute.

We will continue our daily activities, with our usual professionalism and devotion, avoiding any alarmism.

We will keep you informed about any further information and data that will become available in the next days.

Carissimi, 

Di seguito, alcune importanti comunicazioni relative alle nostre attività.

La nostra priorità è continuare le attività di ricerca del dipartimento, ma per fare ciò è necessario l'impegno e il contributo di tutti.

1. Indossate sempre la mascherina
   Se qualcuno risulta essere positivo, tutti quelli che sono venuti in contatto con questa persona, con o senza mascherina, dovranno mettersi in quarantena perché è probabile che possano essere positivi al COVID19.
   Sappiamo che molte persone risultano ancora positive a SARS-CoV2 dopo il periodo standard di quarantena e, in questo caso, non possono tornare al lavoro. Quindi, esiste il rischio effettivo di una lunga sospensione delle vostre attività.
2. Le riunioni di persona (anche di 2 persone in un ufficio) NON SONO PERMESSE
   Abbiamo avuto un numero significativo di casi, proprio a causa delle riunioni negli uffici. In queste situazioni, un contatto ravvicinato favorisce infezioni con un'elevata carica virale.
3. Non sovraffollate gli uffici
   Al terzo piano, ci sono numerosi spazi "extra ufficio" che si possono utilizzare liberamente.
4. Limitate l'utilizzo di bar e mensa
   Al bar e in mensa non si indossano le mascherine e, quindi, il rischio di contagio è molto alto. Gli uffici e gli spazi al terzo piano possono essere utilizzati anche per pranzare.
   Per il caffè potete utilizzare le macchinette al terzo piano.
5. Tecnici e servizi comuni
   A causa di questa situazione eccezionale, e al fine di garantire l'esecuzione di un numero elevato di test molecolari per SARS-CoV2, la maggior parte dei tecnici del dipartimento sono stati reclutati per lavorare nel "Corona lab". Quindi, i tecnici dei gruppi e dei servizi dovranno dividere il loro tempo tra le loro abituali attività e i turni dedicati ai test per SARS-CoV2. Li ringraziamo tutti per la loro collaborazione e spirito di servizio, che in questo periodo sono veramente necessari.
   Esiste, perciò, la possibilità che, a causa di questo impegno extra dei tecnici, alcune attività e servizi ne risentano: vi chiediamo di comprendere questa situazione ed essere pienamente collaborativi, evitando richieste eccessive e comprendendo l'impatto che questo ulteriore onere esercita sul lavoro dei tecnici.

Grazie per la vostra collaborazione,

PG

25 ottobre

***LEGGERE ATTENTAMENTE: SIETE ETICAMENTE E LEGALMENTE RESPONSABILI DEL VOSTRO COMPORTAMENTO - RICHIESTE INAPPROPRIATE NON VERRANNO EVASE***

Carissimi,

a causa del peggioramento della pandemia di SARS-CoV2 a Milano e all'aumento del numero di casi positivi (o di contatti con individui positivi) tra il personale del Dipartimento, abbiamo deciso di adottare misure addizionali più severe, per salvaguardare la salute delle persone, pur continuando a garantire il mantenimento delle attività lavorative in corso. 

1. Nei prossimi giorni, alcune stanze riunione del terzo piano, chiaramente identificate, verranno convertite in uffici condivisi per i ricercatori che lavorano al bancone. 
Questa misura è stata adottata per evitare l'eccessivo affollamento degli uffici.
Nessuna scrivania verrà assegnata ad alcun utente. Per favore, sanificate le mani e la scrivania appena arrivate e rimanete nella postazione solo per il tempo necessario.
Potete utilizzare questi spazi anche per mangiare, se non volete andare in mensa: in questo caso, per favore, rimaneteci per il minor tempo possibile.
Inoltre, raccomandiamo a tutti i ricercatori che hanno un computer portatile, di considerare, come postazioni di lavoro, tutte le aree possibili, incluso il proprio bancone, in modo di affollare il meno possibile gli uffici.

2. Tutti i bioinformatici, che al momento stanno lavorando negli spazi comuni al terzo piano, DEVONO lavorare da casa: per favore, contattate l'help desk per avere informazioni relative a computer, schermi e accesso alla VPN.

3. Studenti di dottorato e post-docs: per favore, limitate la vostra permanenza al Campus al tempo strettamente necessario per svolgere gli esperimenti. L'analisi dei dati, i lab meetings e la scrittura di reports, papers, etc. dovranno essere fatti da casa.

4. Ogni genere di riunione in presenza va evitata. Utilizzate l'account istituzionale di Microsoft Teams.

5. L'area break può essere utilizzata solo per acquistare i prodotti alle macchinette; non è permesso soggiornare in quest'area.

6. Ricordatevi che in caso di contatto con una persona positiva, senza essere protetti dalla mascherina, dovete immediatamente mettervi in quarantena.
I contatti di questo tipo sono tipicamente quelli che possono avvenire durante il pranzo al bar o in mensa: cercate di evitare queste interazioni il più possibile.
Tutti coloro che hanno un ufficio personale o condiviso con un'altra persona, sono fortemente incoraggiati ad utilizzarlo durante la pausa pranzo, in modo da diminuire l'affollamento di bar e mensa.

Wi ricordiamo, inoltre, che in caso di contatto ravvicinato* con un individuo positivo o probabilmente positivo** o in caso di sintomi compatibili con il  COVID19 dovete: 

a) mettervi immediatamente in quarantena (questa è una regola regionale, come indicato in questo volantino).
Al termine della quarantena (almeno10 giorni, 3 dei quali senza sintomi) dovrete sottoporvi ad un tampone nasofaringeo, prima di essere ammessi nuovamente al Campus. 

b) mandare un'email al medico del lavoro ([email protected]), con in cc le risorse umane ([email protected]), il vostro supervisore e il direttore esecutivo del Dipartimento ([email protected]), in modo da informarli. Per favore, aiutateci a tracciare i vostri contatti sul posto di lavoro, indicandoli nell'email e spiegando che tipologia di contatto avete avuto (con/senza mascherina, durata, etc.).
Questa azione è importante per consentire la corretta procedura di intervento nei confronti delle persone con cui siete entrati in contatto sul lavoro.

c) contattate il vostro medico curante solo se doveste presentare sintomi (in caso di sintomi severi dovete chiamare il servizio di emergenza al 112). In ogni caso, riceverete indicazioni relative a come procedere per il tampone per rilevare l'eventuale presenza di SARS-CoV2.

Vi ringraziamo anticipatamente per la vostra collaborazione. È superfluo dire che, mantenere un comportamento corretto dentro e fuori il luogo di lavoro è l'unico modo per prevenire la reintroduzione dei turni di lavoro o misure ancora più drastiche. 

Grazie ancora,

PG

----

*Contatto ravvicinato: formalmente, si viene considerati un contatto ravvicinato di un individuo positivo se:

• si è stati per più di 15 min e a meno di 2 m di distanza da una persona positiva
• si è stati nella stessa stanza (senza rispettare le distanze opportune) senza indossare la mascherina
• si sono avuti contatti fisici.

Formalità a parte, per favore, seguite sempre il buon senso (10 minuti faccia a faccia sono sempre da ritenere un contatto ravvicinato!)

**Probabile positivo: esiste un periodo di tempo inevitabile (anche svariati giorni) tra lo sviluppo dei sintomi e il risultato del test molecolare per SARS-CoV2. Quindi, dobbiamo considerare qualsiasi persona con sintomi di tipo influenzale, o altri sintomi compatibili con COVID19 (per esempio la perdita di gusto e olfatto), come un probabile positivo e i suoi contatti stretti si devono comportare di conseguenza.

12 ottobre

Carissimi,

come tutti voi saprete, la diffusione dell'epidemia di SARS CoV2 in Lombardia sta peggiorando, quindi è tempo di aumentare nuovamente il nostro livello di attenzione per evitare di applicare misure ulteriormente drastiche, come i turni introdotti la scorsa primavera.

Brevemente, 

1) L'occupazione massima degli uffici, come indicato sulle porte di ogni stanza, DEVE essere rispettata.
Questa regola non è stata imposta durante l'estate perché le condizioni erano favorevoli, ma ora è nuovamente il momento di applicarla alla lettera. Capiamo che potrebbe generare dei problemi, ma siete assolutamente invitati a stare a casa, nel caso in cui stiate scrivendo papers, tesi, studiando, etc.

2) Le mascherine devono essere indossate durante tutta la permanenza al Campus (all'interno e all'esterno), coprendo sia il naso che la bocca.
Le mascherine riutilizzabili NON sono sufficientemente sicure, dovete utilizzare o una mascherina chirurgica a una FFP2, coprendo sia il naso che la bocca. Abbiamo notato che, mentre in laboratorio queste regole vengono rispettate, molte persone tolgono le mascherine negli uffici: questo non può più essere tollerato.

3) Non è più consentito sostare nell'area break al terzo piano. 

4) Chiunque possa lavorare da casa è fortemente incoraggiato a discutere questa possibilità con il proprio supervisore.
Per gli assunti, si sta discutendo un piano al riguardo con l'amministrazione del personale IEO, che verrà comunicato nei prossimi giorni. 

I bionformatici dovrebbero lavorare da casa, salvo se impossibilitati a farlo, per validi motivi.

Vi ricordiamo nuovamente che, in caso di contatto con persone positive o se si hanno sintomi compatibili con quelli da COVID19, dovete:

• mettervi in quarantena;
• mandare immediatamente un'email al medico del lavoro ([email protected]), con in cc le risorse umane ([email protected]), il vostro supervisore e il direttore esecutivo del Dipartimento ([email protected]), in modo da informarli. Per favore, aiutateci a tracciare i vostri contatti sul posto di lavoro, indicandoli nell'email e spiegando che tipologia di contatto avete avuto (con/senza mascherina, durata, etc.);
• avvisate il vostro medico curante solo se doveste presentare sintomi (in caso di sintomi severi dovete chiamare il servizio di emergenza al 112). In ogni caso, riceverete indicazioni relative a come procedere per il tampone per rilevare l'eventuale presenza di SARS-CoV2.

Augurandovi il meglio

Pier Giuseppe

17 luglio

Carissimi,

la stabilità dell’andamento nell’evoluzione della pandemia in Lombardia, ad oggi, ci ha fatto decidere di riaprire il dipartimento per consentire il completo accesso al personale, a partire da lunedì 20 luglio fino alla fine di agosto.

La riapertura di tutte le attività di ricerca, implica un ovvio aumento in densità del personale. Per questo è necessaria una stretta aderenza a poche ma fondamentali regole:

1) DOVETE SEMPRE INDOSSARE LA MASCHERINA CHIRURGICA (o la vostra mascherina personale FFP2) COPRENDO SIA BOCCA CHE NASO; altre tipologie di mascherine non sono altrettanto efficaci e, per questo, il loro impiego non è consentito.

2) L’affollamento di qualsiasi spazio, all’interno degli edifici del dipartimento, NON È MAI CONSENTITO. In particolare è molto importante rispettare questa regola nelle aree in cui il distanziamento sociale potrebbe venir meno a causa della contemporanea presenza di numerosi ricercatori, come per esempio in area Colture Cellulari o presso la Facility di Imaging. Contiamo sulla vostra completa collaborazione, in modo da raggiungere questo obiettivo, e sulla vostra disponibilità a coordinarvi con i vostri colleghi, in modo da mantenere un ambiente di lavoro sicuro.

3) Abbiate sempre cura di lavarvi le mani.

4) Nel caso in cui doveste riferire qualsiasi tipo di sintomo che possa essere collegato al COVID-19, per favore, astenetevi dal venire al lavoro e allertate immediatamente il vostro medico curante, l’amministrazione del personale ([email protected]), il medico del lavoro ([email protected]) e il vostro PI o capo/supervisore.

L’accesso al Campus per i bioinformatici, come le regole per il processamento dei campioni clinici, restano invariati. Inoltre, vi chiediamo, gentilmente, di rispettare tassativamente il numero massimo di persone consentito all'interno di ogni stanza.

La situazione sarà rivalutata prima della fine di agosto, tenendo in considerazione non solo l’evoluzione dell’epidemia, ma anche il rispetto delle regole e quindi la sicurezza complessiva delle persone che lavorano in dipartimento. Di conseguenza, comportamenti inopportuni, oltre a mettere a rischio la salute dei vostri colleghi, comporteranno l’immediata implementazione di nuove misure di sicurezza più restrittive.

Augurandovi il meglio

PG

3 luglio

Carissimi, 

a seguito dell'evoluzione positiva dell'infezione da SARS-CoV-2 e considerando il senso di responsabilità che avete dimostrato negli scorsi mesi, abbiamo deciso di sospendere temporaneamente, nei mesi di luglio e agosto, l'invio dell'email "Ti senti bene?".
Tuttavia, la situazione attuale richiede ancora cautela, quindi vi chiediamo di continuare a tenere un comportamento responsabile.

Nel caso in cui doveste riscontrare i sintomi da SARS-CoV-2, dovrete seguire le seguenti procedure:

Stare a casa e contattare immediatamente sia il vostro medico curante che:

• Il vostro group leader o Myriam Alcalay ([email protected]) nel caso siate un membro dell'unità delle colture cellulari.
• L'ufficio delle risorse umane - Annalisa Ariesi ([email protected]).
• Il direttore esecutivo - Roberta Carbone ([email protected]).
• La direzione sanitaria ([email protected], [email protected]).

Ovviamente l'accesso al Campus e al dipartimento IEO rimane vietato a chiunque:

• Sia positivo al tampone per SARS-CoV2.
• Abbia la febbre superiore a 37.5 C e/o sintomi respiratori, anche lievi.
• Sia stato a contatto con individui positivi.
• Non sia all'interno della lista di accesso. A questo proposito, in caso di bisogno, contattare Roberta Carbone ([email protected]), Annalisa Ariesi ([email protected]) e Cristina Bonvicini ([email protected]).

Cogliamo l'occasione per ringraziarvi ancora per il comportamento responsabile e la collaborazione che avete dimostrato nei difficili mesi trascorsi.
Siamo molto orgogliosi di voi!

Augurandovi il meglio,
PG

Carissimi,

a partire da domani, venerdì 19 giugno, saranno introdotte nuove regole per l'accesso al Campus e agli edifici del Dipartimento.

Sulla base dell'evoluzione della pandemia da SARS-CoV-2 in Lombardia, abbiamo deciso di incrementare il numero di persone che possono accedere, per motivi di lavoro, in dipartimento, sospendendo le rotazioni settimanali ma mantenendo attivi gli attuali turni della mattina e del pomeriggio. In altre parole, i turni della mattina e del pomeriggio che erano stati stabiliti per le settimane alterne, verranno uniti a partire da domani (venerdì 19 giugno). Abbiamo anche pianificato di consentire nuovamente l'accesso al dipartimento ad un numero limitato di bioinformatici e la ripresa del lavoro degli studenti in tesi.

Rimangono attive ed obbligatorie tutte le precedenti regole relative alla positività a SARS-CoV-2 (vedere sotto), comparsa di sintomi, nonché le misure disitanza sociale e le procedure di disinfezione.

***NUOVE REGOLE***

• I turni settimanali sono sospesie l'accesso al dipartimento in due turni di lavoro giornalieri sarà consentito a partire da venerdì 19 giugno.
• I ricercatori devono rispettare i turni del mattino (02:30-13:30) e del pomeriggio (14:30-02:00)a cui sono stati assegnati. Vedere la lista del personale ripartito su ciascuno dei due turni in allegato all'email.

***LABORATORI***

Ogni isola da 5 banconi verrà occupata da due ricercatori, durante ogni turno. È obbligatorio tenere sempre una distanza minima di 1 metro tra i due banconi occupati. Vi chiediamo, per questo, di organizzarvi con i colleghi che lavorano nella stessa isola. Una mappa con l'attuale assegnazione dei banconi, in base ad ogni turno è allegata a questa email.

Gli studenti non laureati potranno ricominciare a svolgere i loro lavori di tesi, dopo aver fatto formale richiesta al PI, ad Annalisa Ariesi ([email protected]) ed aver ottenuto un'autorizzazione dalla propria università. Questo implicherà che alcune isole saranno occupate da 3 persone per turno. Lo spazio di lavoro in queste aree dovrà essere, quindi, organizzato con maggiore attenzione, in modo da rispettare le restrizioni dovute alle distanze.

***BIOINFORMATICI***

Al terzo piano dell'edificio 13, sono state allestite delle Aule Computer, nel rispetto delle restrizioni relative alle distanze sociali. In questo modo i bioinformatici che hanno chiesto di tornare in dipartimento potranno lavorarci. Per favore, contattate Samantha Seresini ([email protected]) per sapere come accedere in questa area.

***UNITÀ TECNOLOGICHE***

Ogni unità tecnologica sta lavorando in modo da elaborare nuove soluzioni che possano garantire il miglior accesso possibile ai servizi, riceverete presto un'email con questi dettagli. Dato che verrano organizzati precisi sistemi di prenotazione, per favore organizzate il vostro lavoro in modo da rispettare le prenotazioni programmate, senza compromettere il lavoro dei vostri colleghi.

Vi viene richiesto di rispettare tutte queste regole [precisamente e in modo incondizionato. Ogni suggerimento per migliorarle è benvenuto.

***VECCHIE REGOLE, CON MINIMI CAMBIAMENTI***

• L'accesso al Campus e al Dipartimento IEO rimane vietato a chiunque:

1. Sia positivo al tampone per SARS-CoV2.
2. Sia stato positivo al tampone per SARS-CoV2 and non sia risultato negativo nei due tests successivi.
3. Sia stato in contatto con un paziente o una persona positiva. In questo caso lui/lei dovrà immediatamente informare Annalisa Ariesi e aspettare per successive istruzioni.
4. Abbia la febbre >=37.5 C e/o sintomi respiratori, anche se minimi. In questo caso, si deve restare a casa e contattare il proprio medico, per istruzioni.

• Vi sarà ancora richiesto di rispondere all.email giornaliera "Ti senti bene?". Tutte le persone la riceveranno alle 09.30 e dovranno rispondere entro le 16.00.
• La misurazione della temperatura e la distribuzione delle mascherine chirurgiche sarà ancora in corso, alla reception del Campus.
• Resta obbligatorio strisciare il cartellino in entrata ed in uscita in modo da avere un immediato riscontro sulle presenze del personale, in caso di emergenza.
• L'utilizzo delle mascherine chirurgiche è obbligatoriosempre per tutto il tempo che ci si trova all'interno del dipartimento.
• Il mantenimento della distanza sociale di almeno 1 metrodeve essere adottata, ogni volta che sia possibile.
• È obbligatorio rispettare la capienza massima di persone indicata all'ingresso di ogni stanza.
• Le riunioni sono vietate.
• Bisogna evitare di affollare qualsiasi area del dipartimento.
• Lavatevi frequentemente le mani con sapone e acqua calda e pulite e disinfettate rutinariamente le aree dove avete lavorato.

Le persone che non rispetteranno queste regole e il cui comportamento sarà considerato un possibile rischio per gli altri membri del dipartimento saranno allontanate e sarà loro negato qualsiasi ulteriore accesso al dipartimento.

Analogamente, vi chiediamo nuovamente di continuare a mantenere, dentro e fuori dal dipartimento, un comportamento molto responsabile.

Grazie,
Pier Giuseppe

8 maggio

Carissimi,

considerando i nuovi turni, a partire da domenica 11 maggio, le emails giornaliere **ti senti bene** saranno inviate ad orari diversi dai precedenti:

• Alle 10:00 a tutte le persone che fanno i turni del pomeriggio (W1S2/W2S2).
• Alle 14:00 a tutte le persone che fanno il turno della mattina e la giornata intera (W1S1/W2S1/all_day).

È importante sottolineare che l'auto-valutazione dello stato di salute è unanimamente considerato l'approccio più efficace per il rapido contenimento della diffusione di SARS-CoV2 nelle piccole comunità.
Quindi, la vostra rapida risposta all'email **ti senti bene** è obbligatoria.

Data l'importanza di mantenere il nostro dipartimento COVID-free, le risposte che arriveranno in ritardo, o non arriveranno affatto, verranno registrate e chi ripetutamente (per più di 3 volte) non risponderà nel tempo previsto (entro 2 ore), non potrà più accedere al Campus, fino a data da destinarsi.

Approfittiamo di questa occasione per ricordarvi che, nel rispetto delle regole stabilite dalle autorità locali, subito dopo essere entrati negli edifici del dipartimento, dovete andare al terzo piano, in uno dei due punti prestabiliti, per farvi monitorare la temperatura.

Infine, vi ricordiamo che è essenziale rispettare le distanze sociali, comportandosi di conseguenza rispetto alle regole di utilizzo di laboratori e uffici. Ricordatevi che due sale riunioni sono state convertite ad uffici, in modo da contribuire a ridurre l'affollamento degli altri uffici del dipartimento.

Siamo sicuri che capite l'importanza dei provvedimenti applicati nel nostro dipartimento e vi ringraziamo ancora per la vostra collaborazione.

PG

4 maggio

Carissimi,

a partire dal 4 maggio, implementeremo delle nuove regole per l’accesso al Campus e agli edifici del Dipartimento.

Come nel caso delle precedenti, anche queste nuove regole sono molto restrittive e vi impongono limitazioni serie, che hanno lo scopo di salvaguardare la vostra sicurezza e quella delle persone con cui avrete contatti. Questo è necessario perché, sebbene l’epidemia in Lombardia, stia evolvendo in modo positivo, con una significativa diminuzione del numero di casi di infezione, sia nuovi sia in corso, SARS-CoV2 sta ancora circolando. La letteratura medica è concorde nel ritenere che esistano casi di infezioni persistenti, che sussistono anche una volta che i sintomi sono completamente scomparsi. Il rischio dato dalla presenza di portatori sani di SARS-CoV2 impone il mantenimento di misure essenziali, che includano la distanza sociale e l’uso di mascherina e guanti.

Ogni suggerimento per la tutela della vostra salute è bene accetto, nel frattempo, tuttavia, dovete aderire strettamente ed incondizionatamente a queste regole.

Alle persone che non rispetteranno queste regole e il cui comportamento sarà considerato potenzialmente pericoloso nei confronti dei colleghi, sarà immediatamente vietato ogni ulteriore accesso al dipartimento.

 Vi chiediamo di tenere sempre, sia all’interno che all’esterno del dipartimento, un comportamento molto responsabile.

 L’accesso al Campus e al Dipartimento di Oncologia Sperimentale è vietato a chiunque:

1. Sia positivo al tampone orofaringeo per SARS-CoV2.
2. Sia stato positivo al tampone orofaringeo per SARS-CoV2 e non sia risultato negativo a due successivi tamponi consecutivi.
3. Sia stato in contatto con pazienti o persone positive. In questo caso, sarà autorizzato a rientrare in dipartimento solo dopo che siano trascorse 3 settimane dal contatto, in assenza di qualsiasi sintomo.
4. Abbia febbre >37°C e/o presenti sintomi respiratori, anche se tenui. In questo caso, è obbligatorio a stare a casa e contattare il proprio medico curante, per istruzioni.

Nel caso in cui abbiate regolari contatti con pazienti o individui altamente esposti al virus (come medici e persone che lavorano in residenze per anziani), per favore contattate il personale delle risorse umane per avere ulteriori informazioni.

**Nuove regole** 

1. Per la maggior parte dei membri del Dipartimento, l’accesso e il lavoro saranno garantiti a settimane alterne, da lunedì a domenica (inclusi). Quindi: avrete una settimana per generare dati e una per analizzarli a casa.
2. Ogni settimana, l’accesso sarà diviso in due turni:

• Dalle 02.30 alle 13.30 (primo turno).
• Dalle 14.00 alle 02.00 (secondo turno).

Non sarà permessa alcuna sovrapposizione tra il personale dei due turni.

Seguendo questo schema, un numero massimo di 50 ricercatori sarà presente nei laboratori del dipartimento durante ogni turno, distribuito in 5 clusters.

Al momento, stiamo organizzando i turni in modo che le persone vengano adeguatamente collocate negli spazi dei laboratori. Domani riceverete la lista finale.

 In ogni caso, DOVETE:

• Rispettare le distanze sociali.
• Indossare sempre la mascherina (le mascherine verranno distribuite, ma siete caldamente incoraggiati ad utilizzare le vostre). Per favore, non dimenticate che la maggior parte delle mascherine hanno lo scopo di evitare la diffusione del virus da parte delle persone infette (inclusi gli asintomatici). Quindi, quando le indossate, dovete sempre rispettare le regole igieniche fondamentali.
• Lavatevi spesso le mani.
• Collaborate alla sanificazione delle superfici, scrivanie e maniglie delle porte incluse, utilizzando l’etanolo al 70% (Farmecol).

3. Gli uffici devono essere utilizzati rispettando le indicazioni relative al massimo affollamento, indicate sulla porta di ingresso di ogni ufficio. Sappiate, che alcune aule meeting del terzo piano sono state trasformate in uffici, in modo da spalmare ulteriormente i ricercatori che avevano bisogno di una scrivania.
4. I coordinatori delle Unità Tecnologiche vi manderanno, a breve, informazioni più dettagliate sulle regole di accesso ad ogni servizio/attività.
5. Dovete timbrare il cartellino in entrata e in uscita, alla reception del Campus. Questo perché le autorità locali ci potrebbero chiedere di dimostrare che siete stati autorizzati a spostarvi da casa per venire al lavoro.
6. Tutti coloro (come personale amministrativo o bioinformatici) che possono lavorare da casa sono esortati a farlo, utilizzando la procedura di smart working implementata nelle scorse settimane.

Nel caso in cui necessitaste di ulteriori chiarificazioni, potrete contattare l’ufficio dell’amministrazione del personale IEO.

7. Sebbene la mensa rimarrà aperta, vi raccomandiamo fortemente di mangiare a casa, prima o dopo l’inizio del vostro turno, o di portarvi il cibo da casa e mangiare in uno degli uffici o nelle aule riunione al terzo piano, sempre rispettando le indicazioni relative al massimo affollamento.

Chi avesse bisogno di usare la mensa potrà farlo solo dalle 13.30 alle 14.30.

Non è permesso utilizzare nessuna delle aree break (inclusa quella in cui si trovano i distributori automatici) e la “dark room”, negli edifici IFOM.

8. Le indicazioni di massimo affollamento sono state stabilite anche per l’accesso all’area break del terzo piano. Lo scopo di quest’area è unicamente quello di consentire l’utilizzo dei distributori automatici. Non è permesso sostarvi, salvo per il tempo minimo necessario.
9. I lab meeting non sono permessi. Per favore, utilizzate le piattaforme on line.
10. Per favore, notate che, sebbene non ci siano divieti formali per l’utilizzo del trasporto pubblico, devono essere applicati, al riguardo, i principi generali di responsabilità:

• Per favore, cercate di evitarli quando possibile.
• Utilizzate i guanti, come indicato dalle autorità deputate alla gestione del trasporto pubblico, e buttateli via appena scendete dal mezzo di trasporto.
• Lavatevi le mani non appena arrivati al dipartimento, prima di iniziare qualsiasi attività.

Per concludere, nelle ultime settimane abbiamo implementato numerose attività per il monitoraggio e il controllo di SARS-CoV2 e pensiamo che dobbiate essere informati al riguardo.

1. Tamponi nasofaringei. Innanzitutto, al primo piano dell’edificio 1, alcuni uffici sono stati convertiti a laboratori per le analisi dei tamponi nasofaringei dei pazienti dell’IEO (in modo da permettere loro di essere ammessi in ospedale e svolgere terapie e follow up), del personale IEO e, a partire da lunedì 4 maggio, anche degli esterni. Questo è stato uno sforzo notevole, svolto in un lasso di tempo incredibilmente breve, grazie al duro lavoro di Samantha, Fabio e Andrea (che hanno gestito la creazione di un laboratorio di virologia molecolare ad alta sicurezza, partendo letteralmente dal nulla) e anche a quello dei vostri colleghi che si sono offerti volontari per organizzare e far funzionare questi tests: Barbara Gallo, Errico d’Elia, Claudia Miccolo, Elena Prosperini, Chiara Ronchini, Massimo Stendardo, Erika Tenderini e Alessandro Verrecchia. Chiunque li volesse aiutare, è il benvenuto: la quantità di lavoro aumenterà ulteriormente nelle settimane e nei mesi a venire, quindi, il contributo di ognuno sarebbe molto importante per portare avanti queste analisi, in modo fluido.

Vogliamo sottolineare che tutti i vostri colleghi che lavorano nel “Laboratorio Corona” (e quelli di voi che decideranno di aiutarli) lo fanno in condizioni di estrema sicurezza, usando dispositivi di protezione individuale che superano quelli richiesti da CDC, WHO e ISS, oltre che scarpe e abbigliamento che non vengono mai portati fuori dal laboratorio. Questo è il motivo per cui è loro concesso di accedere al dipartimento. Inoltre, si possono auto-testare ogni volta che vogliono, cosa che, in effetti, è già accaduta.

La possibilità di svolgere tamponi nasofaringei in maniera autonoma, oltre al fatto di includere persone attualmente non testate, secondo le indicazioni standard (vale a dire, includere solo pazienti sintomatici) consentirà all’ospedale di testare sistematicamente i pazienti prima del ricovero e il personale, in modo seriale, e quindi di incrementare il carico di lavoro clinico quasi a livelli di pre-COVID-19. Questo è stato prima di tutto un dovere etico nei confronti dei nostri pazienti, oltre che della nostra istituzione.

2. Test sierologici. Marina Mapelli e Sebastiano Pasqualato, insieme a Federico Forneris a Pavia, hanno prodotto materiale per svolgere più di 150000 test sierologici che Federica Facciotti e Erika Mileti hanno utilizzato con grandissimo successo in test ELISA, che hanno ampiamente superato il rendimento dei test commerciali, al costo di meno di un euro per 96 campioni. Questo test si basa sul dominio RBD della proteina Spike espressa nelle cellule eucariotiche e quindi correttamente glicosilata. Al momento, siamo in grado di processare circa 1000 tests al giorno (solo con il lavoro di due persone) ma, se qualcuno di voi si volesse offrire per aiutare, potremmo ampliare enormemente il volume di produzione. Questo ci permetterà di completare studi clinici fondamentali, non solo sulla sieroprevalenza, ma anche sulla correlazione tra la presenza di anticorpi e l’immunità relativa ad una nuova infezione (che, attualmente, è LA domanda critica a cui rispondere).

Stiamo scrivendo un primo studio clinico che include una serie di tests molecolari e sierologici per i pazienti e il personale IEO. Questi studi, disegnati da Sara Gandini in collaborazione con Paolo Vineis a Torino, inizieranno non appena riceveranno l’approvazione del nostro comitato etico. Seguiranno comunicazioni su come poter prendere parte a questi programmi.

Grazie ancora per la vostra collaborazione.

PG

30 marzo

Cari,
chiediamo a tutti quelli che avranno accesso al dipartimento prima delle 07.30, dopo le 17.00, o durante i fine settimana, di autocertificare la propria temperatura, mandando un'email a lar-labman.
Questo il testo dell'email:

"Dichiaro di aver misurato la mia temperatura corporea, prima di recarmi alla mia postazione di lavoro, e che questa è inferiore a 37.5°C".

Per favore, ricordatevi di farlo. Noi controlleremo tutte le email ricevute, durante la giornata, e il nome delle persone che hanno avuto accesso al dipartimento.

Grazie per la vostra collaborazione.

Samantha Seresini

28 marzo

Carissimi,

spero che tutti voi e i vostri cari stiate bene.

Come avrete letto e visto, siamo ancora lontani dalla fine dell'emergenza e dobbiamo persistere nell'incrementare le misure preventive, in modo da ottenere risultati concreti dagli sforzi che abbiamo fatto fino ad ora.

Perciò, pensiamo serva mettere in pratica ulteriori azioni in modo da raggiungere questo obiettivo.

Innanzitutto, come anticipato, sarebbe opportuno che ci fosse un'ulteriore riduzione degli accessi del personale al dipartimento. Non abbiamo preso misure specifiche al riguardo, ma contiamo sul vostro senso di responsabilità. Per favore, fermate tutte quelle attività che possono essere rimandate. Se potete lavorare da casa, per favore, fatelo.

Lo screening della temperatura corporea sarà implementato: ogni giorno, dalle 07.30 alle 17.00, tutti coloro che accederanno al dipartimento, dovranno immediatamente recarsi nell'ufficio di Samantha e Fabio (edificio 13, terzo piano) e seguire le procedure da loro indicate.
Tutti quelli che entreranno in dipartimento prima delle 07.30, e che saranno ancora presenti alle 07.30, dovranno recarsi nell'ufficio di Samantha e Fabio alle 07.30 per farsi misurare la temperatura.
Coloro che accederanno e andranno via prima delle 07.30 o dopo le 17.00 o durante i fine settimana, dovranno autocertificare la propria temperatura corporea (seguiranno prossimamente le istruzioni relative all'autocertificazione).

Inoltre, la quarantena per i casi certi e per quelli sospetti sarà di 21 giorni, invece che 14. Tutti coloro a cui è già stato chiesto di sospendere il proprio accesso al dipartimento, dovranno prolungare questo periodo in modo che rispetti queste nuove regole. Come già detto in precedenza, la richiesta di autorizzazione formale per poter accedere al dipartimento, dopo il periodo di quarantena, dovrà essere fatta a: Pier Giuseppe Pelicci ([email protected]), mettendo in copia Annalisa Ariesi ([email protected]) e Roberta Carbone ([email protected]).

Grazie ancora per la vostra collaborazione.
PG

21 marzo

Carissimi,

al fine di proteggere la salute della nostra comunità, vorremmo ricordare ai nostri colleghi che sono in quarantena o in smart working, che:

• Sebbene non riceviate l'email  **ti senti bene?**, siete gentilmente invitati ad informarci su qualsiasi modifica del vostro stato di salute (febbre e/o altri sintomi; vedi sotto). Ciò è critico per consentirci di pianificare, eventualmente, un vostro futuro accesso al dipartimento.
• Dovete richiedere e ottenere una nostra autorizzazione formale per accedere nuovamente al dipartimento, al termine del vostro periodo di quarantena o di quello di smart working.

Grazie ancora per la vostra comprensione e collaborazione.

Tenete alto il morale!
PG

20 marzo

Carissimi,

è cruciale che ci informiate immediatamente se riscontrate febbre (anche inferiore ai 37.5ºC) e/o qualsiasi sintomo legato all'infezione da Coronavirus (affaticamento, tosse, dispnea, alterazioni del gusto e dell'olfatto, diarrea, etc). Solamente in questo modo, potremo mappare prontamente i vostri contatti all'interno del dipartimento e adottare le misure più adeguate per proteggere la salute di tutta la nostra comunità.

Siamo certi che comprendiate l'importanza di questo comportamento.
Augurandovi il meglio.
PG

19 marzo

Carissimi,
in linea con le indicazioni ricevute dal Direttore del Dipartimento, vi ricordiamo che dovete sottoporvi a 14 giorni di sospensione dal lavoro se:

• Siete stati in contatto con un paziente o con una persona positiva al Coronavirus.
• Avete febbre > ai 37.5ºC e/o sintomi respiratori, anche lievi. In questo caso, inoltre, dovrete rimanere in quarantena per altri 14 giorni, da quando tutti questi sintomi saranno passati.
• Il Direttore del Dipartimento o il Direttore Esecutivo vi hanno espressamente richiesto di osservare i 14 giorni di sospensione dal lavoro.

Inoltre, il vostro accesso al campus e al Dipartimento non sono permessi se:

• Vivete a stretto contatto con personale ospedaliero (dottori, infermieri, volontari o, ancora più in generale, qualsiasi persona coinvolta, a livello sanitario, nella gestione dell'emergenza da Coronavirus).
• Risiedete in un'area con un'alta densità di casi di persone positive al Coronavirus.

Tutti i casi sopra riportati, dovranno richiedere e ottenere una formale autorizzazione, da parte del Direttore, per poter nuovamente avere accesso al Dipartimento.

Grazie ancora per la vostra cooperazione.
PG

16 marzo

Carissimi,

al fine di massimizzare la salvaguardia della vostra salute, abbiamo messo a punto un sistema attivo per tracciare lo stato di salute di ognuno di voi in modo da poter adottare immediatamente misure di contenimento cautelative, se necessario.

A tal fine, le persone di ogni turno riceveranno ogni giorno un’e-mail con l’oggetto:

***TI SENTI BENE?***

Tutto quello che DEVI FARE è inviare una risposta scrivendo SÌ o NO, entro due ore dalla ricezione dell’email.

SE RICEVI L’EMAIL, DEVI RISPONDERE (per favore non fare domande relative alla tua situazione specifica, rispondi e basta).

Nel caso in cui rispondessi NO: contatteremo te e le autorità competenti e ti aiuteremo a seguire le procedure corrette.

Nel caso in cui non avessimo tue notizie: supporremo che le PERSONE CHE NON RISPONDONO potrebbero non sentirsi bene: in questo caso le contatteremo immediatamente per ulteriori azioni e, se necessario, avviseremo gli altri colleghi dello stesso turno e interromperemo temporaneamente il loro accesso al dipartimento, fino a quando non avremo ulteriori informazioni.

Pertanto, la tua collaborazione è essenziale: NON DIMENTICARE DI RISPONDERE – questo vale anche per gli SmartWorker.

Imposta una sveglia sul tuo smartphone ORA per assicurarti di rispondere come indicato di seguito.

• Se lavori nel 1 ° turno (05:00-12.00): riceverai un’e-mail alle 20:00 del giorno prima del tuo turno e ti verrà chiesto di rispondere entro le 22:00.
• Se lavori nel 2 ° turno (12.30-17.00): riceverai un’e-mail alle 09:00 dello stesso giorno del tuo turno e ti verrà chiesto di rispondere entro le 11:00.
• Se lavori nel 3 ° turno (17.30-04.00): riceverai un’e-mail alle 13:00 dello stesso giorno del tuo turno e ti verrà chiesto di rispondere entro le 15:00.
• Se sei un membro del dipartimento a cui è concesso l’accesso per l'intera giornata: riceverai un’e-mail alle 20:00 e ti verrà chiesto di rispondere entro le 22:00 del giorno prima del tuo prossimo accesso al dipartimento.

Grazie per la vostra collaborazione.
PG

Informativa privacy integrativa (Emergenza COVID-19)
Le informazioni richieste vengono acquisite per prevenire il contagio da COVID-19 sulla base dell’implementazione dei protocolli di sicurezza anti-contagio, ai sensi dell’art. 1, n. 7, lett. d) del DPCM 11 marzo 2020, e potranno essere conservate fino al termine dello stato d’emergenza.
Il trattamento dei dati personali è pensato per rispondere alle specifiche esigenze del nostro dipartimento ma garantendo il rispetto del principio di proporzionalità, bilanciando le esigenze di salute pubblica con quelle di tutela della riservatezza.
Le informazioni non saranno diffuse o comunicate a terzi al di fuori delle specifiche previsioni normative (es. in caso di richiesta da parte dell’Autorità sanitaria per la ricostruzione della filiera degli eventuali “contatti stretti di un lavoratore risultato positivo al COVID-19”).

12 marzo

Carissimi,

in linea con il nuovo decreto del Primo Ministro sull’epidemia di Coronavirus e coerentemente con tutto ciò che abbiamo fatto finora per gestire l’emergenza, abbiamo prontamente implementato nuove modalità di lavoro che mirano a:

• salvaguardare al massimo la vostra salute;
• controllare e limitare i danni alle attività di ricerca in corso (questa non è la nostra priorità, ma è un’azione cruciale per poter garantire la produttività dei gruppi, e dell’intero dipartimento, una volta che questa emergenza sarà terminata).

A questo scopo, ogni group leader ha indicato le attività di ricerca la cui brusca interruzione provocherebbe gravi danni e quelle la cui sospensione causerebbe solo ritardi nel completamento dei progetti in corso.

Fino a nuovo avviso, saranno mantenute solo le attività del primo gruppo e, pertanto, solo il personale responsabile di tali attività avrà accesso al dipartimento.

Per evitare l’affollamento e ridurre i contatti personali, abbiamo deciso di implementare 3 turni di lavoro:

1 ° turno: dalle 05.00 (non prima) alle 12.00 (MAX)

2 ° turno: dalle 12.30 (non prima) alle 17.00 (MAX)

3 ° turno: dalle 17.30 (non prima) alle 04.00 (MAX)

Durante ogni turno, potranno essere presenti contemporaneamente nel dipartimento, non più di 30 scienziati, in modo da garantire una densità del personale estremamente bassa. È ovvio che tutte le misure di sicurezza essenziali (distanza massima, lavaggio e disinfezione delle mani) devono essere rigorosamente rispettate, come da comunicazione precedente.

A breve, verrà fatto circolare un elenco di persone a cui è consentito l’accesso in ognuno dei tre turni.

Chiunque si senta a disagio nel venire a lavorare, o abbia problemi pratici (ad es. nell’utilizzare i mezzi pubblici) dovrà semplicemente inviare una comunicazione al proprio responsabile per informarlo che lavorerà da casa.

Vorremmo concludere dicendo che la maturità, il senso di responsabilità e l’impegno della nostra comunità in questa emergenza sono stati davvero straordinari: siamo orgogliosi di ciò che tutti voi state facendo.

Abbiate cura di voi: andrà tutto bene.

PG

**************

Carissimi,

tenete presente, per favore, che i turni di lavoro definiti dal proprio responsabile sono PERMANENTI e NON MODIFICABILI, PER QUALSIASI MOTIVO. Non è consentita alcuna eccezione.

Questa decisione è stata presa per la salvaguardia della vostra salute e per PREVENIRE LA CHIUSURA dell’intero dipartimento, nel caso in cui uno di noi venga infettato da COVID-19.

Sia le maniglie delle porte di accesso, che quelle interne agli edifici del dipartimento, saranno spruzzate con una soluzione di etanolo al 70%, almeno due volte al giorno, dal personale addetto alle pulizie (potreste, quindi, trovarle bagnate).

Per quanto riguarda gli spazi di laboratorio e i servizi tecnologici, chiediamo il vostro supporto (su base volontaria) per contribuire alla disinfezione delle maniglie delle porte che rimangono chiuse durante il giorno (comprese le porte per l’accesso da e per le scale).

Come ulteriore misura cautelativa, vi chiediamo di pulire, alla fine del vostro turno, le superfici delle aree di lavoro che utilizzate (banconi, scrivanie e cappe) con etanolo al 70% (Farmecol).

Infine, tenete presente che gli smartphone sono superfici potenzialmente contaminate. Puliteli regolarmente e in modo appropriato.

A presto,

PG

9 marzo

Carissimi,

oltre alle notifiche formali riguardanti le nostre nuove regole, pensiamo che sia tempo di fare qualcosa in più per aumentare la consapevolezza di ognuno di noi sulla situazione attuale, migliorare il nostro comportamento sia all’interno che all’esterno del posto di lavoro, in modo da aiutare così anche i nostri amici e parenti.

Il livello di emergenza negli ospedali della nostra regione non ha precedenti. La mortalità particolarmente elevata delle persone anziane è dovuta, non solo all’intrinseca letalità di questa infezione, ma anche al fatto che in alcune situazioni critiche la terapia intensiva per i pazienti anziani deve essere sospesa per consentire l’utilizzo dei sistemi di ventilazione assistita ai pazienti più giovani, con maggiori possibilità di sopravvivere. Purtroppo, i giovani che necessitano di questo trattamento rappresentano una frazione significativa dei pazienti ad oggi ospedalizzati e, nella maggior parte dei casi, non è chiaro quanto tempo ci vorrà per il loro completo recupero e quali saranno le conseguenze a lungo termine della polmonite virale sulla funzione polmonare.

Quindi ognuno di noi ha un’enorme responsabilità.

Dovremmo tutti renderci conto che il rispetto delle rigide norme di sicurezza, durante il lavoro, NON è sufficiente. Una questione molto critica di cui dovremmo essere tutti consapevoli è il fatto che, in questi giorni, le attività sociali, di qualsiasi tipo, possono essere molto pericolose. Un vecchio amico e un perfetto estraneo hanno le stesse possibilità di essere infetti e diffondere, quindi, il virus alle persone che li circondano.

Inoltre, ognuno di noi potrebbe essere infetto ma asintomatico o parzialmente sintomatico: mettendo, così, involontariamente a rischio i propri genitori, parenti e amici, non rispettando linee guida apparentemente folli ed eccessive, come quelle relative al mantenimento della distanza sociale.

Pertanto, oltre ad evitare tali attività sociali, è importante incoraggiare i propri cari a fare lo stesso.

Oggi un hashtag è diventato virale: #iostoacasa (#Istayhome). Pensiamo che avere la possibilità di continuare a lavorare sia un’enorme opportunità e per questo ci siamo impegnati a fondo per renderlo possibile, in modo sicuro.

Tuttavia, per la restante parte del tempo, si deve restare a casa e tenere al sicuro i propri cari.

Un caro saluto

PG

a nome del consiglio scientifico

**************

Carissimi,

oggi è stata una giornata particolarmente intensa, durante la quale tutti abbiamo contribuito, ognuno con il proprio ruolo, ad implementare le linee guida mirate alla nostra salvaguardia, a quella delle nostre famiglie e alla riorganizzazione del dipartimento, in modo da poter continuare a garantirne il funzionamento.

Vorrei ringraziare tutti voi per il vostro grande sforzo.

Sono orgoglioso della compattezza mostrata dal dipartimento e soddisfatto di ciò che abbiamo fatto. Spero che lo siate anche voi. Sono convinto che il dipartimento sia ora un posto più sicuro, per quanto possa esserlo durante un’emergenza di questa entità.

Grazie a tutti,

PG

a nome di tutti noi

8 marzo

Carissimi,

A causa della recente evoluzione delle epidemie di Coronavirus nella nostra regione, sulla base delle restrizioni, delle regole e delle linee guida attuate dal recente decreto del governo italiano (vedi allegato), abbiamo deciso di adottare nuove regole relative all’accesso al Campus e agli edifici del dipartimento.

Le nuove regole sono molto restrittive e impongono serie limitazioni alle nostre attività quotidiane. Qualsiasi suggerimento per migliorare la tutela della vostra salute è più che bene accetto, nel frattempo, però, vi chiediamo di rispettare rigorosamente e in modo assoluto queste nuove norme.

Sebbene la malattia possa essere letale principalmente per le persone di età superiore ai 65 anni, vi ricordiamo che un numero significativo di pazienti gravemente malati sono giovani e molti dei ricoverati in terapia intensiva, che necessitano di ventilazione assistita, hanno meno di 40 anni. Pertanto, un comportamento responsabile è davvero fondamentale per salvaguardare la nostra salute e quella delle persone che ci circondano.

L’accesso al Campus e al dipartimento dell’IEO è vietato a chiunque:

1. sia positivo per il test del Coronavirus
2. sia stato in contatto con un paziente o un individuo positivo
3. risieda in un'area con una densità significativamente elevatadi casi di Coronavirus (comprese, ma non solo, le precedenti zone rosse, ad esempio Codogno, Castiglione d’Adda, Casalpusterlengo, Fombio, Maleo, Somaglia, Bertonico, Terranova dei Passerini, Castelgerundo e San Fiorano)
4. abbia la febbre > 37,5 ° C e / o sintomi respiratori, anche se lievi. In questo caso, si deve rimanere a casa e contattare il proprio medico per istruzioni.

**Nuove regole**

1. L’accesso al dipartimento e il lavoro saranno organizzati in due turni giornalieri:

• da qualsiasi momento della mattina alle 13:30
• dalle 14:00 a qualsiasi ora della notte.

Non è consentita alcuna sovrapposizione tra le persone dei due diversi turni.

2. Di conseguenza, le persone di ciascun gruppo di ricerca o unità tecnologica saranno divise in due gruppi dai propri responsabili, a partire da oggi. Sulla base di esigenze personali motivate, con priorità per le persone con bambini, è possibile chiedere al proprio coordinatore di cambiare il tuo turno entro domani (lunedì 9 marzo).

In linea di principio, il mantenimento di turni separati, oltre a ridurre l’affollamento, diminuisce anche il rischio di attuazione di ampie quarantene del personale del dipartimento, nel caso in cui venga segnalato un caso di infezione da Coronavirus.

3. Tutti, compreso il personale assunto a tempo indeterminato, da adesso in poi potranno lavorare in modo flessibile dal dipartimento o da casa ("lavoro intelligente") senza bisogno di inoltrare ulteriori richieste alle Risorse Umane.

Infatti, vogliamo incoraggiare fortemente il lavoro a distanza per tutte le attività che non richiedono la presenza in dipartimento.

Nei prossimi giorni, l’ufficio risorse umane dell’IEO invierà istruzioni dettagliate al riguardo.

4. Per consentire il lavoro da casa, il numero di VPN disponibili è stato aumentato in modo da poter consentire 120 connessioni simulanee.
5. Sebbene il bar e la mensa rimangano aperti (con un significativo cambiamento delle regole di accesso, che saranno diffuse a breve), si consiglia vivamente di consumare i pasti a casa, prima o dopo il turno giornaliero.
6. L’accesso all’area break sarà limitato a 3 persone alla volta ed è pensato esclusivamente per consentire l’utilizzo dei distributori automatici. La permanenza è consentita solo per il tempo minimo necessario.
7. Non sono più consentiti lab meetings.
8. Sono ammesse (nei singoli uffici o nelle sale riunioni) solamente riunioni di massimo due persone.
9. Nessun nuovo membro del dipartimento può essere ammesso, nei gruppi di ricerca, fino a nuovo avviso.

Si noti che, sebbene non vi siano restrizioni formali relative all’uso del trasporto pubblico, si applicano i principi di responsabilità generale:

• si prega di evitare i mezzi pubblici, quando possibile, e in particolare in caso di affollamento
• si raccomanda di disinfettarsi sempre le mani quando si scende dai mezzi pubblici (è possibile, a questo scopo, portare con sé un po’ del disinfettante che è stato appositamente preparato in dipartimento)
• si prega di lavarsi sempre le mani non appena giunti al dipartimento, prima di iniziare qualsiasi attività.

Infine, dobbiamo purtroppo informarvi che, a causa dell’attuale carenza di mascherine protettive, non sarà possibile distribuirle al personale del dipartimento. Tuttavia, ognuno è libero, nonché incoraggiato, ad utilizzarle. È cruciale non dimenticare che, questi dispositivi di protezione, hanno principalmente lo scopo di prevenire la diffusione del virus da parte di persone infette (compresi gli individui asintomatici). Pertanto, quando le si indossa, bisogna comunque rispettare le regole igieniche fondamentali (lavaggio e disinfezione delle mani). Le mascherine devono essere sostituite ogni 3 ore al massimo.

Un caro saluto

Pier Giuseppe​

23 febbraio

Carissimi,

di seguito sono riportate alcune informazioni relative alle misure adottate dalle autorità civili e sanitarie nazionali e locali, al fine di salvaguardare la salute pubblica e consentirci di proseguire serenamente le nostre attività:

1. A partire da lunedì 24 febbraio, fino a domenica 1 marzo, in tutte le sedi dell’Università degli Studi di Milano (incluso l’IEO), come misura preventiva, tutte le attività di insegnamento sono sospese (corsi e seminari), esami, conferenze (interne o aperte al pubblico) ed esami (sia orali che scritti). Questa decisione è stata presa dai Direttori delle Università lombarde (Conferenza dei Rettori delle Università Lombarde) e comunicata dal Rettore dell’Università degli Studi di Milano. Quanto a noi, ciò implica la sospensione di tutti i seminari e conferenze, o gli incontri aperti a persone esterne, programmate per la prossima settimana. In assenza di altre comunicazioni da parte delle autorità, queste attività riprenderanno lunedì 2 marzo.
2. La Direzione Sanitaria del nostro istituto, secondo le linee guida della direzione generale del benessere della Regione Lombardia, ha riprogrammato tutti gli appuntamenti dei pazienti provenienti dalla zona rossa dell’epidemia e ha adottato misure adeguate per il personale IEO che vive in quelle aree. Per quanto riguarda noi, nessuno dei membri del dipartimento proviene dall’area calda dell’epidemia.
3. Se un collaboratore del nostro dipartimento dovesse mostrare sintomi di infezione (i tipici sintomi dell’influenza comune) durante l’orario di lavoro, o se dovesse sussistere un rischio di contagio (vale a dire contatti con persone provenienti dalle aree geografiche considerate a rischio), si prega di contattare la Direzione Sanitaria dell’IEO, come precedentemente comunicato. Allo stesso modo, se i sintomi dovessero insorgere a casa, o dovunque al di fuori del nostro dipartimento, siete invitati a seguire prontamente le raccomandazioni dell’autorità sanitaria locale, ad es. contattare immediatamente il Numero di emergenza della Lombardia(800894545) o i numeri verdi per l’assistenza sanitaria 1500 o 112, per ottenere una valutazione del proprio stato di salute e della propria idoneità al lavoro.
4. Per quanto riguarda le misure di sicurezza da adottare, la principale è, e rimane, la precauzione universale per prevenire le infezioni: "un corretto lavaggio delle mani". Potete trovare, in allegato, anche la brochure del Ministero della Salute, già diffusa dalla Direzione Sanitaria del nostro istituto.

Nel frattempo, continueremo le nostre attività quotidiane, con la nostra solita professionalità e devozione, evitando qualsiasi allarmismo.

Nei prossimi giorni, non appena saranno disponibili ulteriori informazioni, vi terremo aggiornati sugli sviluppi.